Elossaolotodistus perunkirjoitukseen – ulkomailla asuvan osakkaan opas
Perheenjäsen kuolee Suomessa, ja perunkirjoitus on toimitettava kolmessa kuukaudessa. Mutta yksi sisaruksista asuu Berliinissä ja toinen Bangkokissa. Kuolinpesä ei voi edetä ilman kaikkien osakkaiden tietoja – ja juuri tässä kohtaa elossaolotodistus tulee kuvaan. Harva tietää tarvitsevansa sitä ennen kuin se on jo myöhäistä.
Mitä elossaolotodistus tarkoittaa ja miksi se vaaditaan
Elossaolotodistus on viranomaisen antama asiakirja, joka todistaa tietyn henkilön olevan elossa tiettynä päivänä. Suomalaisessa perunkirjoitusprosessissa sitä tarvitaan erityisesti silloin, kun kuolinpesän osakas asuu ulkomailla eikä häntä ole rekisteröity Suomen väestötietojärjestelmään tai hänen tietonsa siellä ovat puutteelliset.
Perukirjaan on merkittävä kaikki kuolinpesän osakkaat ja heidän henkilötietonsa. Jos osakas on Suomen rekistereissä, tieto löytyy sukuselvityksestä. Mutta jos henkilö on asunut vuosikymmeniä ulkomailla eikä hänellä ole voimassa olevaa suomalaista kotikuntaa, sukuselvitys ei riitä – tarvitaan erillinen todistus siitä, että hän on elossa kuolinpesää selvitettäessä.
Tilanne on tyypillinen esimerkiksi silloin, kun vainajalla on lapsia, jotka ovat muuttaneet ulkomaille jo nuorena, tai kun osakas on ulkomaalainen aviopuoliso, jolla ei ole ollut Suomen väestökirjauksia.
Mistä elossaolotodistuksen saa
Suomessa asuva henkilö voi tilata elossaolotodistuksen Digi- ja väestötietovirastolta (DVV). DVV myöntää todistuksen väestötietojärjestelmän perusteella, ja sen voi tilata sähköisesti dvv.fi-palvelussa tai asioimalla toimipisteessä. Hinta on sidoksissa DVV:n voimassa olevaan hinnastoon.
Ulkomailla asuvan henkilön on kuitenkin hankittava vastaava todistus oman asuinmaansa viranomaiselta tai Suomen ulkomaanedustukselta. Käytännössä on kaksi polkua:
Paikallinen rekisteriviranomainen. Useimmissa maissa maistraatti, väestörekisteriviranomainen tai kunnanvirasto myöntää elossaolotodistuksia. Ranskassa se on certificat de vie, Saksassa Lebensbescheinigung, Espanjassa fe de vida. Todistus on yleensä hankittava asuinmaasta henkilökohtaisesti tai valtuutetun asiamiehen kautta.
Suomen suurlähetystö tai pääkonsulaatti. Jos paikallisen viranomaisen kanssa asioiminen tuntuu hankalalta tai dokumentteja on vaikea saada käännettyä, Suomen ulkomaanedustusto voi monissa tilanteissa avustaa. Suurlähetystö voi todistaa allekirjoituksen tai antaa lausunnon henkilön oikeusasemasta. Palvelujen saatavuus vaihtelee maittain, joten kannattaa ottaa yhteyttä lähimpään Suomen edustustoon hyvissä ajoin.
Kansainvälistä käyttöä varten todistukseen tarvitaan usein myös Apostille-leima, joka vahvistaa sen aitouden toisen Haagin sopimuksen osapuolimaassa. Suomessa Apostillen myöntää DVV:n julkinen notaari. Apostillen hinta on 38 euroa todistukselta, ja se myönnetään välittömästi käyntiasioinnissa.
Käytännön aikataulu ulkomailla asuvalle osakkaalle
Elossaolotodistuksen hankkiminen ulkomailta vie aikaa, ja perunkirjoituksen kolmen kuukauden määräaika on ehdoton. Tämän vuoksi ulkomaisen osakkaan on liikuttava nopeasti heti kuolinviestin saatuaan.
Viikko 1–2: Selvitä, minkä viranomaisen puoleen kääntyä asuinmaassasi. Ota yhteyttä paikalliseen rekisteriviranomaiseen tai Suomen suurlähetystöön sähköpostitse tai puhelimitse.
Viikko 2–4: Hanki elossaolotodistus paikalliselta viranomaiselta. Selvitä, tarvitaanko Apostille tai virallinen käännös suomeksi tai ruotsiksi. Jos tarvitaan, varaa aikaa käännöstoimistolle.
Viikko 4–6: Toimita todistus tai sen kopio Suomeen kuolinpesän ilmoittajalle, joka lisää tiedot perukirjaan.
Jos asiakirjojen hankkiminen ulkomailta uhkaa viivästyä niin, ettei perunkirjoitusta ehditä toimittaa kolmessa kuukaudessa, kuolinpesän on haettava lisäaikaa Verohallinnolta OmaVero-palvelussa tai lomakkeella 3626 – ehdottomasti ennen alkuperäisen määräajan umpeutumista. Myöhässä jätetty hakemus hylätään automaattisesti.
Perunkirjoitusprosessissa on monta samanaikaista liikkuvaa osaa, ja ulkomainen osakas on vain yksi niistä. Jos haluat kokonaiskuvan koko prosessista – asiakirjoista, aikatauluista ja viranomaisasioinnista – löydät sen täältä: Opas Perunkirjoitukseen ja Perintöön Suomessa.
Ilmainen lataus
Hanki Finland — Estate Settlement Checklist
Koko tämä artikkeli tulostettavana tarkistuslistana — sekä toimintasuunnitelmat ja viiteoppaat heti käyttöön.
Mitä elossaolotodistukseen tulee sisältyä
Eri maiden myöntämissä todistuksissa on erilaisia tietoja, mutta Suomalaista perunkirjoitusta varten todistuksen on hyvä sisältää vähintään:
- Henkilön koko nimi
- Syntymäaika ja -paikka
- Tieto siitä, että henkilö on elossa todistuksen antamispäivänä
- Antamispäivä ja viranomaisen leima tai allekirjoitus
Jos todistus on muulla kielellä kuin suomeksi tai ruotsiksi, käännös on tarpeen. Virallinen käännös tarkoittaa auktorisoitua kääntäjää – pelkkä oma käännös tai Google-kääntäjä ei riitä viranomaisasioinnissa.
Erityistilanteet: vanhusten kodit ja hoitolaitokset
Jos ulkomailla asuva osakas on iäkäs eikä pysty itse asioimaan virastossa, asiamies tai lähiomainen voi usein hoitaa asian valtakirjalla. Valtakirja on laadittava asianmukaisesti, ja joissain maissa se vaatii notaarin vahvistuksen. Käytännöt vaihtelevat maittain huomattavasti.
Hoitolaitoksessa asuvan henkilön kohdalla laitoksen henkilöstö voi joissain maissa antaa todistuksen tai vahvistaa asukaan olevan elossa. Tarkista paikalliset käytännöt ennen kuin ryhdyt muihin toimenpiteisiin.
Sukuselvitys ja elossaolotodistus – mikä ero?
Nämä asiakirjat sekoitetaan usein keskenään. Sukuselvitys kertoo, ketkä ovat kuolinpesän osakkaita – se on historiallinen asiakirja, joka osoittaa sukulaissuhteet. Elossaolotodistus puolestaan vahvistaa, että tietty tunnistettu henkilö on nyt elossa. Molempia tarvitaan, mutta eri tarkoitukseen.
Sukuselvitys tilataan DVV:ltä tai seurakunnilta Suomessa. Elossaolotodistus hankitaan sieltä, missä asianomainen henkilö asuu tai on rekisteröitynä. Ne täydentävät toisiaan perukirjan liitteinä.
Ulkomaisen osakkaan kohdalla sukuselvitys saattaa osoittaa henkilön olemassaolon, mutta sen viimeinen tieto voi olla kymmenien vuosien takaa muuton hetkeltä. Juuri tähän aukkoon elossaolotodistus vastaa: se vahvistaa, että sukuselvityksessä mainittu henkilö on edelleen elossa.
Perunkirjoituksen kokonaisprosessi asiakirjoineen, viranomaisvaatimuksineen ja aikatauluineen on iso kokonaisuus. Löydät kattavan askel askeleelta -oppaan täältä: Opas Perunkirjoitukseen ja Perintöön Suomessa.
Hanki ilmaiseksi: Finland — Estate Settlement Checklist
Lataa Finland — Estate Settlement Checklist — tulostettava opas, jossa on tarkistuslistoja, malleja ja toimintasuunnitelmia heti käyttöön.