Overlijdensakte aanvragen: waar, hoe en hoeveel exemplaren u nodig heeft

In de eerste dagen na een overlijden heeft vrijwel elke instantie één ding nodig: bewijs dat iemand daadwerkelijk is overleden. Dat bewijs heet de overlijdensakte. Zonder dit document staat u nergens bij de bank, de notaris, de verzekeraar of het Centraal Testamentenregister.

Dit artikel legt uit hoe u een overlijdensakte aanvraagt, hoeveel exemplaren u nodig heeft en wanneer u een internationaal uittreksel nodig heeft.

Wat is een overlijdensakte?

Een overlijdensakte is een officieel document van de burgerlijke stand van de gemeente, opgesteld na aangifte van overlijden. De akte bevat: naam van de overledene, geboortedatum en -plaats, datum, tijd en plaats van overlijden, en de identiteit van de aangever.

De overlijdensakte is niet hetzelfde als de artsenverklaring (het A-formulier). De artsverklaring is een medisch document; de overlijdensakte is een civielrechtelijk document opgesteld door de gemeente. U kunt er afschriften van aanvragen.

Wie doet aangifte van overlijden?

In de meeste gevallen neemt de uitvaartondernemer de aangifte van overlijden over van de nabestaanden. Dit is een van de standaarddiensten die uitvaartverzorgers aanbieden. De aangifte moet plaatsvinden bij de gemeente waar het overlijden daadwerkelijk heeft plaatsgevonden — dat kan afwijken van de woongemeente.

Als de overledene thuis is gestorven in een andere gemeente dan de woonplaats, doet u aangifte bij de gemeente van overlijden.

Hoe vraagt u een afschrift van de overlijdensakte aan?

Afschriften van de overlijdensakte vraagt u aan bij de gemeente van aangifte, via drie kanalen:

Online: Via de website van de gemeente (DigiD vereist). Niet alle gemeenten bieden dit aan.

Per post: Een schriftelijk verzoek aan de afdeling Burgerlijke Stand van de gemeente, met een kopie van uw identiteitsbewijs.

Aan de balie: Op afspraak bij het gemeentehuis. Dit geeft de snelste doorlooptijd als u het document urgent nodig heeft.

De kosten per afschrift bedragen bij de meeste gemeenten circa €17,80. De exacte leges verschillen per gemeente.

Hoeveel exemplaren van de overlijdensakte heeft u nodig?

Meer dan u denkt. Reken op 6 tot 10 originele afschriften voor een gemiddelde nalatenschap. De volgende instanties vragen doorgaans elk een origineel exemplaar:

• De bank (voor deblokkering of vrijwaringsverklaring)
• De notaris (voor de verklaring van erfrecht)
• Het Centraal Testamentenregister (bij schriftelijke raadpleging)
• De Belastingdienst (voor de nabestaandenmachtiging en aangifte erfbelasting)
• UWV (voor de overlijdensuitkering)
• SVB (voor AOW-aanpassing en eventuele ANW-aanvraag)
• Elke verzekeraar (uitvaart-, overlijdensrisico-, levensverzekering)
• Het Kadaster (als er onroerend goed is)
• Pensioenfonds van de overledene

Vraag direct bij aanvraag een ruim aantal exemplaren tegelijk op: dat is goedkoper en sneller dan steeds opnieuw een exemplaar aanvragen.

Wanneer heeft u een internationaal uittreksel nodig?

Als de overledene bezittingen in het buitenland had, of als buitenlandse erfgenamen betrokken zijn, is een reguliere Nederlandse overlijdensakte onvoldoende. U heeft dan een internationaal meertalig uittreksel nodig: het CIEC-34-document, opgesteld conform het Verdrag van Wenen van 1976.

Dit document is beschikbaar in meerdere talen (waaronder Engels, Frans, Duits, Spaans en Turks) en is binnen de EU-verdragslanden vrijgesteld van apostille en legalisatie. U vraagt dit uittreksel aan bij dezelfde afdeling Burgerlijke Stand van de gemeente. De kosten zijn vergelijkbaar met een regulier afschrift: circa €17,80.

Overlijden in het buitenland

Als de overledene in het buitenland is gestorven, geldt de buitenlandse overlijdensakte als primair bewijs. Voor gebruik in Nederland moet deze akte ingeschreven worden in de registers van de Burgerlijke Stand van de Nederlandse woongemeente. Dit vereist doorgaans een gelegaliseerd en gecertificeerd exemplaar van de buitenlandse akte, soms aangevuld met een apostille of ambassadeverklaring.

Na inschrijving is een Nederlandse overlijdensakte beschikbaar en kunnen instanties als UWV, SVB en Belastingdienst via de BRP worden geïnformeerd.

Hoe lang is een overlijdensakte geldig?

Een afschrift van een overlijdensakte heeft geen vervaldatum — het is een historisch feit dat onveranderd blijft. Sommige instanties accepteren echter geen afschriften ouder dan 3 maanden en vragen om een "recent" afschrift. Dat is geen wettelijke verplichting maar een intern beleid. Als u een afschrift aanvraagt, hoeft u niet te wachten: het is meteen geldig vanaf afgifte.

De Gids voor Uitvaart en Begrafenisrecht in Nederland bevat een overzicht per instantie van welke documenten zij precies vereisen, inclusief de overlijdensakte, en een tijdlijn voor wanneer u wat moet aanvragen in de eerste weken na overlijden.

Bekijk meer gidsen voor Netherlands →