Karta zgonu — kto wystawia i co zrobić przy zgonie w domu

Śmierć bliskiej osoby w domu często zaskakuje rodzinę zupełnie nieprzygotowaną proceduralnie. Żeby ciało mogło zostać odebrane przez zakład pogrzebowy, a pogrzeb zaplanowany, potrzebna jest karta zgonu — dokument wystawiany przez lekarza, nie przez urząd. Bez niej żaden dalszy krok formalny nie jest możliwy.

Czym jest karta zgonu i kto ją wystawia

Karta zgonu to dokument medyczno-administracyjny stwierdzający fakt zgonu i wskazujący jego przyczynę. Wystawia ją wyłącznie lekarz — po stwierdzeniu śmierci podczas osobistego badania. Pielęgniarka, ratownik medyczny ani żaden pracownik zakładu pogrzebowego nie mają do tego uprawnień.

Karta zgonu składa się z trzech części:

1. Część dla administracji cmentarza — stanowi zezwolenie na pochowanie zwłok.
2. Część dla Urzędu Stanu Cywilnego — podstawa do sporządzenia aktu zgonu.
3. Część statystyczna — przekazywana do celów epidemiologicznych (GUS).

Wszystkie trzy części wypełnia ten sam lekarz. Karta jest wydawana w jednym oryginalnym egzemplarzu — jej utrata paraliżuje cały proces.

Co zrobić przy zgonie w domu

Krok 1: Wezwij lekarza

Jeśli bliska osoba umiera w domu i nie jest pod opieką hospicjum:

• W godzinach pracy przychodni: zadzwoń do lekarza rodzinnego. Ma on prawo (choć nie zawsze obowiązek) do wystawienia karty zgonu, jeśli znał pacjenta i choroba była przewlekła, a śmierć nie budzi podejrzeń.
• W nocy, w weekend lub kiedy lekarz rodzinny odmówi: zadzwoń na numer 112 lub 999 (pogotowie). Lekarz pogotowia może stwierdzić zgon i wystawić kartę.
• Jeśli śmierć nastąpiła nagle i budzi podejrzenia: lekarz lub dyspozytor pogotowia wezwie policję. W takiej sytuacji ciała nie wolno ruszać do czasu zakończenia oględzin. Prokurator może zarządzić sekcję zwłok; karta zgonu zostanie wystawiona dopiero po jej zakończeniu.

Krok 2: Przekaż kartę zakładowi pogrzebowemu

Zakład pogrzebowy odbierze ciało z domu dopiero po otrzymaniu co najmniej jednej części karty zgonu. W praktyce najpierw przekazujesz kartę zakładowi, a oni transportują ciało do chłodni; następnie idziesz z pozostałymi częściami do USC.

Krok 3: Zarejestruj zgon w USC

Z kartą zgonu i dowodem osobistym zmarłego udajesz się do Urzędu Stanu Cywilnego właściwego dla miejsca śmierci — nie dla miejsca zamieszkania ani zameldowania. Jeśli tata mieszkał w Gdańsku, ale umarł podczas wizyty u Ciebie w Krakowie — rejestrację przeprowadzasz w USC w Krakowie.

Gdzie zgłosić zgon — USC właściwy dla miejsca śmierci

Wybór USC jest błędem, który pojawia się zaskakująco często. Zasada jest prosta:

• zgon w domu prywatnym → USC właściwy dla tej miejscowości,
• zgon w szpitalu → USC właściwy dla miejsca, gdzie stoi szpital,
• zgon w samochodzie podczas podróży → USC właściwy dla gminy, w której stwierdzono zgon.

Jeśli nie wiesz, który USC jest właściwy, zadzwoń na infolinię 112 lub sprawdź na stronie gov.pl — każdy urząd ma swój obszar działania.

Terminy rejestracji zgonu

Polskie prawo narzuca rygorystyczne terminy:

• Standardowy zgon: rejestracja w ciągu 3 dni od wystawienia karty zgonu.
• Zgon wskutek choroby zakaźnej (cholera, dżuma, żółta gorączka, wścieklizna i inne z wykazu Ministra Zdrowia): rejestracja w ciągu 24 godzin od momentu śmierci.

Weekendy i święta nie wstrzymują biegu tych terminów, choć USC w weekendy nie pracują. Zakłady pogrzebowe i chłodnie pracują całą dobę — ciało może bezpiecznie czekać w chłodni do poniedziałku, gdy USC wznowi pracę. Przechowywanie ciała w chłodni kosztuje 35–100 zł za dobę.

Co robić przy awarii systemu informatycznego USC? Urzędnik ma obowiązek nanieść adnotację na kartę zgonu, co stanowi tymczasowe zezwolenie na pochówek — cmentarz może przygotować kwaterę.

Jakie dokumenty zabrać do USC

• oryginał karty zgonu (część dla USC),
• dowód osobisty lub paszport osoby zmarłej,
• dowód osobisty osoby zgłaszającej (do wglądu).

Jeśli zgłoszenia dokonuje osoba niebędąca najbliższą rodziną (np. pracownik zakładu pogrzebowego jako pełnomocnik), potrzebne jest pisemne pełnomocnictwo oraz opłata skarbowa 17 zł (zwolniona, gdy pełnomocnik to najbliższa rodzina).

Po rejestracji kierownik USC sporządza akt zgonu i wydaje bezpłatnie jeden skrócony odpis. Każdy kolejny odpis kosztuje 22 zł (skrócony) lub 33 zł (zupełny). Dodatkowe odpisy są bezpłatne wyłącznie na potrzeby zasiłku pogrzebowego w ZUS/KRUS.

Zgon w szpitalu — procedura jest prostsza

Jeżeli bliska osoba umarła w szpitalu, karta zgonu jest wystawiana przez lekarza dyżurnego lub ordynatora oddziału. Rodzina odbiera ją w izbie przyjęć, na oddziale lub w dziale statystyki medycznej szpitala. Szpital nie pobiera żadnych opłat za wystawienie karty — jest to obowiązek ustawowy.

Uwaga: Zakłady pogrzebowe działające przy szpitalach (często wyczekujące na rodziny w holu) są prawnie zakazane. Personel szpitalny nie może przyjmować żadnych prowizji od firm pogrzebowych. Masz pełne prawo wybrać dowolny zakład — nie tylko ten, który się pojawił przy szpitalnym wyjściu.

Zgon za granicą — specjalna procedura

Jeśli bliska osoba umarła za granicą, zagraniczny akt zgonu musi zostać wpisany do polskiego rejestru stanu cywilnego przez transkrypcję. Wniosek składa się w dowolnym USC w Polsce, dołączając oryginalny zagraniczny akt zgonu z tłumaczeniem przysięgłym. Procedura transkrypcji może potrwać kilka dni.

Kompletna procedura postępowania po śmierci — karta zgonu, USC, zakład pogrzebowy, ZUS, bank i Urząd Skarbowy — z harmonogramem 24h/3 dni/6 miesięcy i checklistą dokumentów jest dostępna w przewodniku na stronie /pl/prawo-pogrzebowe/.

Zobacz więcej poradników: Poland →